INNLEDNING


Eika Boligkreditt AS (EBK) mener at åpenhet og god kommunikasjon i organisasjonen fremmer arbeidskulturen. Derfor ønsker EBK å legge til rette for en bedriftskultur der kritikkverdige forhold tas opp, diskuteres og løses.

Varsling er med på å bygge opp under en åpen kultur hvor det er tillit og dialog mellom ansatte og ledere. EBK erkjenner risikoen for brudd på de etiske retningslinjene og er avhengig av at ansatte melder fra om kritikkverdige forhold slik at selskapet kan opprettholde en høy etisk standard.

Varsling er å si ifra om mulige kritikkverdige forhold på arbeidsplassen som er, eller kan være, i strid med lover og regler, selskapets retningslinjer eller en alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt.

Eksempler på forhold som bør varsles om er:


  • Brudd på lovverket
  • Brudd på selskapets retningslinjer
  • Korrupsjon
  • Trakassering eller mobbing, diskriminering og rasisme, dårlig arbeidsmiljø
  • Feilrapportering eller manipulering av informasjon
  • Brudd på skatteregler
  • Fare for liv og helse
  • Innsidehandel
  • Mistanke om ovennevnte forhold

Listen er ikke uttømmende.

Dette dokumentet består av en overordnet retningslinje for varsling av kritikkverdige forhold, samt en rutine for mottak av varsling og et skjema for varsling av kritikkverdige forhold.

 

FORMÅL OG VIRKEOMRÅDEFORMÅL OG VIRKEOMRÅDE


Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten i tråd med arbeidsmiljøloven § 2-4, § 2-5 og § 3-6. Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i tråd med sin rett, er forbudt.

Disse retningslinjene skal legge til rette for at ansatte i EBK kan varsle på en forsvarlig måte og i tråd med regelverket, og bidra til å styrke den reelle ytringsfriheten i ansettelsesforholdet.


VARSLINGSKANALER


I arbeidslivet, som ellers, er hovedregelen at man tar opp forhold man mener er kritikkverdige med den det gjelder. Dersom dette ikke fører frem, eller man mener det er nødvendig å ta saken opp med noen andre for håndtering av de kritikkverdige forholdene, kan man varsle.

Arbeidstakere i EBK har følgende interne varslingskanaler:

  • Nærmeste overordnede
  • Overordnedes leder
  • Verneombud
  • Direktør risikostyring
  • Juridisk

Ansatte må selv, i det enkelte tilfellet, vurdere hva som vil være den riktige varslingskanal i den gitte situasjon. Normalt skal problemer tas opp med nærmeste overordnede, evt. administrerende direktør eller styrets leder, dersom forholdet gjelder administrerende direktør. Forhold kan også tas opp med verneombud, direktør risikostyring eller juridisk.

I den grad ansatte ikke har tillit til at intern varsling fører frem, har ansatte rett til å varsle eksternt til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. Dette kan for eksempel være Politiet, ØKOKRIM, Skatteetaten, Arbeidstilsynet, Finanstilsynet eller Datatilsynet.


FORSVARLIG FREMGANGSMÅTE VED VARSLING


En arbeidstaker må også i varslersituasjonene ta ansvar for sine ytringer. Hva som er forsvarlig, vil avhenge av en konkret helhetsvurdering av om arbeidstaker har et forsvarlig grunnlag for sine anførsler og om arbeidstaker har tatt tilbørlig hensyn til arbeidsgivers og virksomhetens saklige interesser i måten det varsles på.

Varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter uten at det har vært varslet internt først, anses normalt ikke å være forsvarlig. Det gjelder særlig ved direkte varsling til media.

Arbeidstaker skal ikke fremme åpenbart uriktige påstander for å skade arbeidsgiver eller én eller flere kollegaer. Opplysninger som kun er av personlig eller intern interesse, bør ikke komme ut til drøfting på den offentlige arena da dette kan skade arbeidsmiljøet og omdømmet unødvendig.

Arbeidstilsynet har laget en veiledning til forsvarlig fremgangsmåte ved varsling . Arbeidstaker bør spørre seg selv:

  • Har jeg grunnlag for kritikken?
  • Hvordan bør jeg gå frem?
  • Hvem bør jeg si fra til?

KONFIDENSIALITET


Varslerens identitet er en fortrolig opplysning for den som mottar varslingen.

I den videre oppfølgingen av varselet skal konfidensialitet og fortrolighet gjelde så langt det er mulig, sett hen til varselets karakter og innhold. Hovedregelen er at så få som mulig skal kjenne til varslers identitet.

Varsler skal gjøres oppmerksom på hvem det kan bli nødvendig å oppgi identiteten til for å utføre en nærmere undersøkelse av saken.

Varslingssaker skal oppbevares i personalmapper i lukket konvolutt og låst arkiv hos HR-avdelingen. HR-avdelingen skal kun åpne varslingssaken dersom dette vurderes som nødvendig i forbindelse med vurdering av senere personalsak. HR-avdelingen har taushetsplikt om alle personalsaker.


ANONYMITET


Ansatte i EBK har rett til å varsle anonymt. Ved anonym varsling må varsleren være klar over at mottakeren ikke kan gi tilbakemelding på saken eller fastslå om utlevering ble gjort i god tro. Videre kan etterforskning vise seg vanskelig dersom informasjonen ikke kan testes eller kontrolleres og den som følger opp varselet vil ikke være i stand til å innhente ytterligere opplysninger fra varsler.

Varsler bør vurdere om bruk av verneombud, direktør risikostyring eller juridisk kan sikre tilstrekkelig anonymitet.

Det er varsler som bestemmer hvilken informasjon som utgis. Men for å sikre tilstrekkelig informasjon slik at EBK kan utføre adekvate oppfølgingstiltak, bør varselet inneholde så mye informasjon som mulig og, hvis tilgjengelig, støttes av dokumentasjon/bevis.


TILBAKEMELDING TIL VARSLEREN


En varsler som ikke varsler anonymt skal, i den grad det er forsvarlig og tilrådelig, få tilbakemelding innen rimelig tid om sakens behandling og utfall.

Det er også viktig at varsleren får tilbakemelding dersom det viser seg at varsler har tatt feil med henhold til forholdene det er varslet om. I slike situasjoner er det viktig at varsler blir forklart forholdet på en ordentlig måte, slik at varsleren kan forstå og akseptere at saken ikke behøver ytterligere oppfølging.


TILBAKEMELDING TIL DEN ANNEN PART – DEN DET BLIR VARSLET OM


Den kritikken retter seg mot skal, i den grad det er forsvarlig og tilrådelig, få anledning til å besvare kritikken.

Normalt skal den annen part gjøres kjent med anklagene og med hvilke opplysninger som er gitt om forholdet. Parten skal gis anledning til å gi sin versjon av saken. Når saken er ferdigbehandlet, skal den part det er varslet om få beskjed om utfallet av saken.

Det er også viktig at den det er varslet om får tilbakemelding dersom det viser seg at varsler har tatt feil med henhold til forholdene det er varslet om. Det kan være en stor belastning å vite at grunnløse anklager er fremmet.


UNNGÅ NEGATIVE REAKSJONER PÅ VARSLING


Varsling skal behandles i henhold til gjeldende rutine for mottak og oppfølging av varsling. Det er ikke akseptabelt å reagere negativt mot ansatte som tar opp, eller på andre måter tilkjennegir at han eller hun vurderer å ta opp, kritikkverdige forhold på en forsvarlig måte. Dette gjelder også dersom det skulle vise seg at varsler har tatt feil med henhold til forholdene det er varslet om. Eksempler på negative reaksjoner som ikke er akseptable er:

  • Forbigåelse i forhold til arbeidsoppgaver eller lønnsutvikling.
  • Bruk av ulike hersketeknikker for å holde varsleren utenfor det sosiale miljø.
  • Mobbing eller utfrysing.

Listen er ikke uttømmende.

Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler, eller som på andre måter gir til kjenne at han eller hun planlegger eller vurderer å varsle, er lovstridig. Arbeidstaker må likevel tåle saklige motargumenter eller motbevis knyttet til de kritikkverdige forholdene.

Ledelsen i selskapet har ansvar for at negative reaksjoner mot varsler ikke forekommer, verken fra ledere eller fra kolleger.


Rutine for mottak av varsling


INNLEDNING


Den som tar imot varsel om kritikkverdige forhold, skal alltid sørge for at varsler blir håndtert på en forsvarlig og god måte. Det er viktig å sikre konfidensialitet og profesjonalitet gjennom hele prosessen.

EBK har følgende grunnprinsipper for sin håndtering av varslinger:

  • Alle rapporter blir tatt på alvor
  • Oppfølging skal være rettferdig, åpen og saklig
  • Anonyme varslere skal beskyttes
  • Taushetsplikt og informasjonssikkerhet ivaretas gjennom hele prosessen
  • Varslere i god tro vil ikke være gjenstand for represalier
  • Varslere vil få rask tilbakemelding og informasjon om prosessen

VURDERING AV INNKOMMET VARSLINGSSAK


Varslingsmottaker skal gjennomføre en innledende vurdering av varselet for å beslutte i hvilken grad dette er en varslingssak som skal håndteres i tråd med rutiner for varsling av kritikkverdige forhold.

Den innledende vurderingen skal inneholde en vurdering av varselets innhold og en risikovurdering av saken. Saken skal i tillegg loggføres. Som ledd i denne vurderingen skal varslingsmottaker vurdere om varslingssaken ligger innenfor eget kompetanseområde, og/eller hvem som eventuelt kan bistå med kompetanse.

Oppfølgingsspørsmål og anonymitetshensyn skal identifiseres og legges til grunn i den videre behandlingen av saken. Alle varslingssaker og informasjon knyttet til disse er å bli behandlet som konfidensiell informasjon, og må håndteres med stor forsiktighet.

Hvis varsleren ønsker å være anonym, påligger ansvaret for å ivareta anonymiteten på varslingsmottaker. Det innebærer at varslers identitet ikke avsløres for andre, inkludert varslers nærmeste leder, med mindre eksplisitt tillatelse er gitt av varsleren.

I risikovurderingen skal det legges til grunn at innholdet i varslingen er korrekt. Basert på denne forutsetningen, skal en vurdering av risiko for EBK utføres.

EBK legger følgende hovedprinsipper til grunn i behandlingen:

  • Generelt bør problemet løses i linjen.
  • Verneombud, direktør risikostyring eller juridisk skal be om et møte med administrerende direktør evt. styrets leder ved behov, som ivaretar varslingssaken.
  • Dersom forholdet gjelder juridiske forhold bør det benyttes juridisk bistand.
  • Dersom forholdet gjelder personalforhold bør HR-avdelingen kontaktes.
  • Andre relevante personer med kompetanse på områder det gjelde bør kontaktes.

Ansvarlig for varslingssak vurderer egnet fremgangsmåte for å undersøke hva som faktisk har skjedd. Ofte vil dette være gjennom møte med varsler, og møte med den det varsles om. Den det varsles om, skal gis mulighet for å gi sin beskrivelse av situasjonen så langt dette er forsvarlig og hensiktsmessig.


TILBAKEMELDING TIL VARSLER


Det er viktig at varsleren får tilstrekkelig tilbakemelding. Varsler skal så snart som mulig og uten forsinkelse motta en bekreftelse på at varslingsmottaker har mottatt varselet. Varsler skal informeres om hvilke personer som blir involvert i en nærmere undersøkelse av saken før varslers identitet gis videre til, eks:

  • Den annen part (den det varsles om)
  • Overordnede, administrerende direktør eller styrets leder
  • Andre personer som det søkes bistand fra basert på kompetanse i den enkelte sak

Varsleren skal, så vidt mulig, underrettes om utfallet etter at saken er avsluttet. Det skal ikke informeres om konkrete tiltak, men bekreftes at saken har blitt håndtert og avsluttet.

Både varsleren og den enkelte saken gjelder, kan sende inn en skriftlig klage til styret på prosessen og behandlingen i forbindelse med saksbehandlingen.

BEHANDLING AV VARSEL


Dersom den innledende vurderingen av varselet indikerer at det er middels eller høy risiko, eller at saken innebærer et mulig brudd på EBKs retningslinjer eller gjeldende lover og forskrifter, skal forholdet undersøkes og følges opp.

Dersom ytterligere undersøkelser er nødvendig, for eksempel intervjuer eller sikring og analyse av elektroniske bevis som e-post, skal styret informeres og normalt ta ansvar for behandling av saken.

Linjeledelsen bør alene ikke starte formelle undersøkelser eller engasjere eksterne granskere.

Når verneombud, direktør risikostyring eller juridisk mottar varsel, har disse ansvar for å følge opp varslers interesse inntil det er funnet løsninger som er rimelige i forhold til varsler.


TILBAKEMELDING TIL INVOLVERTE PARTER


Når saken er behandlet, er det viktig at både varsler og den det varsles om får tilbakemelding om sakens utfall. Dette skal gjøres uten at taushetsbelagt informasjon utgis.

VEILEDNING


Dersom varslingsmottaker har behov for veiledning ved håndtering av varselet, kan HR-avdelingen kontaktes for praktisk bistand. Varsler skal informeres dersom det blir nødvendig å oppgi varsles identitet i forbindelse med bistand.


BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER


Alle personer som blir involvert i behandlingen av en varsling er pålagt å behandle personopplysninger i henhold til personopplysningsloven med tilhørende forskrift.

Alle sensitive opplysninger, med unntak av sluttrapporten, skal slettes så snart saken er sluttført, og innen de frister som er satt av personopplysningsloven med forskrifter.

Dokumenter og informasjon fra varslingssaker skal ikke overføres til personalmapper eller annet arkiv/saksbehandlingssystem. Kun informasjon om hvilke tiltak og beslutninger som er truffet som følge av varslingen, samt den endelige rapporten, skal arkiveres i tråd med EBKs vanlige rutiner.

Loggen, den innledende vurderingen og risikovurderingen skal sammen med rapporten lagres elektronisk med begrenset tilgang i datasystemet og ellers vedlikeholdes på en sikker og konfidensiell måte i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Dersom saken blir underlagt etterfølgende prosesser (f.eks. juridiske prosesser og disiplinære tiltak), skal dokumentene lagres inntil saken er endelig avsluttet.


GODKJENNING AV VARSLINGSRUTINER I EBK


Disse retningslinjene ble godkjent av styret i Eika Boligkreditt den 28.08.2015 og gjøres gjeldende fra samme dato. Retningslinjene skal oppdateres ved behov.