Retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold

Eika Boligkreditt AS (EBK) mener at åpenhet og god kommunikasjon i organisasjonen fremmer arbeidskulturen. Derfor ønsker EBK å legge til rette for en bedriftskultur der kritikkverdige forhold tas opp, diskuteres og løses.

Varsling er med på å bygge opp under en åpen kultur hvor det er tillit og dialog mellom ansatte og ledere. På den måten kan brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold avdekkes. EBK erkjenner derfor at risikoen for brudd på de etiske retningslinjene er avhengig av at ansatte melder fra om kritikkverdige forhold slik at selskapet kan opprettholde en høy etisk standard.

Varsling er å si ifra om mulige kritikkverdige forhold på arbeidsplassen som er, eller kan være, i strid med lover og regler, selskapets retningslinjer eller en alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt.

Eksempler på forhold som bør varsles om er:

• Brudd på lovverket
• Brudd på selskapets retningslinjer
• Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
• Brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold 
• Trakassering eller mobbing, diskriminering og rasisme, dårlig arbeidsmiljø
• Feilrapportering eller manipulering av informasjon
• Brudd på skatteregler
• Fare for liv og helse
• Fare for klima eller miljø
• Innsidehandel
• Brudd på personopplysningssikkerheten
• Myndighetsmisbruk
• Mistanke om ovennevnte forhold

   

Listen er ikke uttømmende.

Dette dokumentet består av en overordnet retningslinje for varsling av kritikkverdige forhold, samt en rutine for mottak av varsling og et skjema for varsling av kritikkverdige forhold.

Formål og virkeområde

Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten i tråd med arbeidsmiljøloven § 2 A-1. Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i tråd med sin rett, er forbudt.

I noen tilfeller har arbeidstakeren plikt til å varsle. Etter arbeidsmiljølovens § 2-3(2) skal arbeidstakeren alltid varsle fra om trakassering, diskriminering og feil og mangler som kan medføre fare for liv og helse.

Ytring om forhold som kun gjelder den ansattes eget arbeidsforhold regnes i utgangspunktet ikke som varsling etter arbeidsmiljølovens kapittel 2 A. Dette innebærer at personalkonflikter eller uenigheter om gjennomføring av for eksempel arbeidsavtalen, ikke omfattes av varslingsrutinen.

Disse retningslinjene skal legge til rette for at ansatte i EBK kan varsle på en forsvarlig måte og i tråd med regelverket, og bidra til å styrke den reelle ytringsfriheten i ansettelsesforholdet.

Varslingskanaler

I arbeidslivet, som ellers, er hovedregelen at man tar opp forhold man mener er kritikkverdige med den det gjelder. Dersom dette ikke fører frem, eller man mener det er nødvendig å ta saken opp med noen andre for håndtering av de kritikkverdige forholdene, kan man varsle.

Arbeidstakere i EBK har følgende interne varslingskanaler:

• Nærmeste overordnede
• Overordnedes leder
• Tillitsvalgt
• Verneombud
• Leder risk & compliance
• Juridisk

  Ansatte må selv, i det enkelte tilfellet, vurdere hva som vil være den riktige varslingskanal i den gitte situasjon. Normalt skal problemer tas opp med nærmeste overordnede, evt. administrerende direktør eller styrets leder, dersom forholdet gjelder administrerende direktør. Forhold kan også tas opp med tillitsvalgt, verneombud, leder risk & compliance eller juridisk.

  I den grad ansatte ikke har tillit til at intern varsling fører frem, har ansatte rett til å varsle eksternt til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. Dette kan for eksempel være Politiet, ØKOKRIM, Skatteetaten, Arbeidstilsynet, Finanstilsynet eller Datatilsynet.

  Forsvarlig fremgangsmåte ved varsling

  En arbeidstaker må også i varslersituasjonene ta ansvar for sine ytringer. Hva som er forsvarlig, vil avhenge av en konkret helhetsvurdering av om arbeidstaker har et forsvarlig grunnlag for sine anførsler og om arbeidstaker har tatt tilbørlig hensyn til arbeidsgivers og virksomhetens saklige interesser i måten det varsles på.

  Varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter uten at det har vært varslet internt først, anses normalt ikke å være forsvarlig. Det gjelder særlig ved direkte varsling til media.

  Arbeidstaker skal ikke fremme åpenbart uriktige påstander for å skade arbeidsgiver eller én eller flere kollegaer. Opplysninger som kun er av personlig eller intern interesse, bør ikke komme ut til drøfting på den offentlige arena da dette kan skade arbeidsmiljøet og omdømmet unødvendig.

  Ved forhold der det oppfattes som en plikt å varsle, skal varsling skje umiddelbart etter man har blitt oppmerksom på forholdet. For øvrig er det den ansatte selv som bestemmer om og når det skal varsles om kritikkverdige forhold.

  Arbeidstilsynet har laget en veiledning til forsvarlig fremgangsmåte ved varsling[1]. Arbeidstaker bør spørre seg selv:

• Har jeg grunnlag for kritikken?
• Hvordan bør jeg gå frem?
• Hvem bør jeg si fra til?

Varslerens identitet er en fortrolig opplysning for den som mottar varslingen.

I den videre oppfølgingen av varselet skal konfidensialitet og fortrolighet gjelde så langt det er mulig, sett hen til varselets karakter og innhold. Hovedregelen er at så få som mulig skal kjenne til varslers identitet.

Varsler skal gjøres oppmerksom på hvem det kan bli nødvendig å oppgi identiteten til for å utføre en nærmere undersøkelse av saken. Innsyn vil kunne gis i samsvar med andre lover, for eksempel hvis det blir politietterforskning eller rettslig prosess.

Varslingssaker skal oppbevares i personalmapper i lukket konvolutt og låst arkiv hos HR-avdelingen. HR-avdelingen skal kun åpne varslingssaken dersom dette vurderes som nødvendig i forbindelse med vurdering av senere personalsak. HR-avdelingen har taushetsplikt om alle personalsaker.

TAUSHETSPLIKT OM HVEM SOM HAR VARSLET OFFENTLIGE MYNDIGHETER

Mottakere av varslinger har taushetsplikt om hvem som har varslet. Når tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter mottar et eksternt varsel om kritikkverdige forhold, plikter enhver som utfører arbeid eller tjeneste for den som har mottatt varselet, å hindre at andre får kjennskap i hvem som har varslet. Dette gjelder både navn og andre opplysninger som kan røpe varslerens identitet, og skal sikre en reell beskyttelse av varsleren. Taushetsplikten gjelder så lenge saken behandles av tilsynsmyndighetene eller annet forvaltningsorgan.

TAUSHETSPLIKT VED EKSTERN VARSLING TIL OFFENTLIG MYNDIGHET

Taushetsplikten gjelder også overfor sakens parter og deres representanter. Forvaltningsloven §§ 13 til 13 e gjelder ellers tilsvarende.

Ansatte i EBK har rett til å varsle anonymt. Ved anonym varsling må varsleren være klar over at mottakeren ikke kan gi tilbakemelding på saken eller fastslå om utlevering ble gjort i god tro. Videre kan etterforskning vise seg vanskelig dersom informasjonen ikke kan testes eller kontrolleres og den som følger opp varselet vil ikke være i stand til å innhente ytterligere opplysninger fra varsler.

Varsler bør vurdere om bruk av verneombud, leder risk & compliance eller juridisk kan sikre tilstrekkelig anonymitet.

Det er varsler som bestemmer hvilken informasjon som utgis. Men for å sikre tilstrekkelig informasjon slik at EBK kan utføre adekvate oppfølgingstiltak, bør varselet inneholde så mye informasjon som mulig og, hvis tilgjengelig, støttes av dokumentasjon/bevis.

En varsler som ikke varsler anonymt skal, i den grad det er forsvarlig og tilrådelig, få tilbakemelding innen rimelig tid om sakens behandling og utfall.

Det er også viktig at varsleren får tilbakemelding dersom det viser seg at varsler har tatt feil med henhold til forholdene det er varslet om. I slike situasjoner er det viktig at varsler blir forklart forholdet på en ordentlig måte, slik at varsleren kan forstå og akseptere at saken ikke behøver ytterligere oppfølging.

Den kritikken retter seg mot skal, i den grad det er forsvarlig og tilrådelig, få anledning til å besvare kritikken.

Normalt skal den annen part gjøres kjent med anklagene og med hvilke opplysninger som er gitt om forholdet. Parten skal gis anledning til å gi sin versjon av saken. Når saken er ferdigbehandlet, skal den part det er varslet om få beskjed om utfallet av saken.

Det er også viktig at den det er varslet om får tilbakemelding dersom det viser seg at varsler har tatt feil med henhold til forholdene det er varslet om. Det kan være en stor belastning å vite at grunnløse anklager er fremmet.

Varsling skal behandles i henhold til gjeldende rutine for mottak og oppfølging av varsling. Det er ikke akseptabelt å reagere negativt mot ansatte som tar opp, eller på andre måter tilkjennegir at han eller hun vurderer å ta opp, kritikkverdige forhold på en forsvarlig måte. Dette gjelder også dersom det skulle vise seg at varsler har tatt feil med henhold til forholdene det er varslet om. Eksempler på negative reaksjoner som ikke er akseptable er:

• Forbigåelse i forhold til arbeidsoppgaver eller lønnsutvikling.
• Trusler, trakassering, usaklig forskjellsbehandling, sosial ekskludering eller annen utilbørlig opptreden
• Advarsel, endring i arbeidsoppgaver, omplassering eller degradering
• Suspensjon, oppsigelse, avskjed eller ordensstraff.

Listen er ikke uttømmende.

Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler, eller som på andre måter gir til kjenne at han eller hun planlegger eller vurderer å varsle, er lovstridig. Arbeidstaker må likevel tåle saklige motargumenter eller motbevis knyttet til de kritikkverdige forholdene.

Ledelsen i selskapet har ansvar for at negative reaksjoner mot varsler ikke forekommer, verken fra ledere eller fra kolleger.

Oppreisning og erstatning ved brudd på gjengjeldelsesforbudet

Arbeidstaker kan ved brudd på forbudet mot gjengjeldelse kreve oppreisning og erstatning uten hensyn til selskapets skyld.

Oppreisningen skal fastsettes til det som er rimelig ut fra partenes forhold, gjengjeldelsens art og alvorlighetsgrad og omstendighetene for øvrig. Erstatningen skal dekke økonomisk tap som følge av gjengjeldelsen.

Rutine for mottak av varsling

Innledning

Den som tar imot varsel om kritikkverdige forhold, skal alltid sørge for at varsler blir håndtert på en forsvarlig og god måte. Det er viktig å sikre konfidensialitet og profesjonalitet gjennom hele prosessen.

EBK har følgende grunnprinsipper for sin håndtering av varslinger:

• Alle rapporter blir tatt på alvor
• Oppfølging skal være rettferdig, åpen og saklig
• Anonyme varslere skal beskyttes
• Taushetsplikt og informasjonssikkerhet ivaretas gjennom hele prosessen
• Varslere i god tro vil ikke være gjenstand for represalier
• Varslere vil få rask tilbakemelding og informasjon om prosessen

  Vurdering av innkommet varslingssak

  Varslingsmottaker skal gjennomføre en innledende vurdering av varselet for å beslutte i hvilken grad dette er en varslingssak som skal håndteres i tråd med rutiner for varsling av kritikkverdige forhold.

  Den innledende vurderingen skal inneholde en vurdering av varselets innhold og en risikovurdering av saken. Saken skal i tillegg loggføres. Som ledd i denne vurderingen skal varslingsmottaker vurdere om varslingssaken ligger innenfor eget kompetanseområde, og/eller hvem som eventuelt kan bistå med kompetanse.

  Oppfølgingsspørsmål og anonymitetshensyn skal identifiseres og legges til grunn i den videre behandlingen av saken. Alle varslingssaker og informasjon knyttet til disse er å bli behandlet som konfidensiell informasjon, og må håndteres med stor forsiktighet.
  
  Hvis varsleren ønsker å være anonym, påligger ansvaret for å ivareta anonymiteten på varslingsmottaker. Det innebærer at varslers identitet ikke avsløres for andre, inkludert varslers nærmeste leder, med mindre eksplisitt tillatelse er gitt av varsleren.
  
  I risikovurderingen skal det legges til grunn at innholdet i varslingen er korrekt. Basert på denne forutsetningen, skal en vurdering av risiko for EBK utføres.

  EBK legger følgende hovedprinsipper til grunn i behandlingen:

• Generelt bør problemet løses i linjen.
• Verneombud, leder risk & compliance eller juridisk skal be om et møte med administrerende direktør evt. styrets leder ved behov, som ivaretar varslingssaken.
• Dersom forholdet gjelder juridiske forhold bør det benyttes juridisk bistand.
• Dersom forholdet gjelder personalforhold bør HR-avdelingen kontaktes.
• Andre relevante personer med kompetanse på områder det gjelde bør kontaktes.

  Ansvarlig for varslingssak vurderer egnet fremgangsmåte for å undersøke hva som faktisk har skjedd. Ofte vil dette være gjennom møte med varsler, og møte med den det varsles om. Den det varsles om, skal gis mulighet for å gi sin beskrivelse av situasjonen så langt dette er forsvarlig og hensiktsmessig.

  Tilbakemelding til varsler

  Det er viktig at varsleren får tilstrekkelig tilbakemelding. Varsler skal så snart som mulig og uten forsinkelse motta en bekreftelse på at varslingsmottaker har mottatt varselet. Varsler skal informeres om hvilke personer som blir involvert i en nærmere undersøkelse av saken før varslers identitet gis videre til, eks:  

• Den annen part (den det varsles om)
• Overordnede, administrerende direktør eller styrets leder
• Andre personer som det søkes bistand fra basert på kompetanse i den enkelte sak

Varsleren skal, så vidt mulig, underrettes om utfallet etter at saken er avsluttet. Det skal ikke informeres om konkrete tiltak, men bekreftes at saken har blitt håndtert og avsluttet.

Både varsleren og den enkelte saken gjelder, kan sende inn en skriftlig klage til styret på prosessen og behandlingen i forbindelse med saksbehandlingen.

Dersom den innledende vurderingen av varselet indikerer at det er middels eller høy risiko, eller at saken innebærer et mulig brudd på EBKs retningslinjer eller gjeldende lover og forskrifter, skal forholdet undersøkes og følges opp.

Dersom ytterligere undersøkelser er nødvendig, for eksempel intervjuer eller sikring og analyse av elektroniske bevis som e-post, skal styret informeres og normalt ta ansvar for behandling av saken. Linjeledelsen bør alene ikke starte formelle undersøkelser eller engasjere eksterne granskere.

Når verneombud, leder risk & compliance eller juridisk mottar varsel, har disse ansvar for å følge opp varslers interesse inntil det er funnet løsninger som er rimelige i forhold til varsler.

Når saken er behandlet, er det viktig at både varsler og den det varsles om får tilbakemelding om sakens utfall. Dette skal gjøres uten at taushetsbelagt informasjon utgis. Den som kritikken er rettet mot, skal i den grad det er forsvarlig og tilrådelig, få anledning til å besvare kritikken. Når saken er ferdigbehandlet, skal den det er varslet om få beskjed om utfallet av saken. Dette er spesielt viktig dersom det viser seg at varsler har tatt feil med henhold til forholdene det er varslet om.

Dersom varslingsmottaker har behov for veiledning ved håndtering av varselet, kan HR-avdelingen kontaktes for praktisk bistand. Varsler skal informeres dersom det blir nødvendig å oppgi varsles identitet i forbindelse med bistand.

Alle personer som blir involvert i behandlingen av en varsling er pålagt å behandle personopplysninger i henhold til personopplysningsloven med tilhørende forskrift.

Alle sensitive opplysninger, med unntak av sluttrapporten, skal slettes så snart saken er sluttført, og innen de frister som er satt av personopplysningsloven med forskrifter.

Dokumenter og informasjon fra varslingssaker skal ikke overføres til personalmapper eller annet arkiv/saksbehandlingssystem. Kun informasjon om hvilke tiltak og beslutninger som er truffet som følge av varslingen, samt den endelige rapporten, skal arkiveres i tråd med EBKs vanlige rutiner.

Loggen, den innledende vurderingen og risikovurderingen skal sammen med rapporten lagres elektronisk med begrenset tilgang i datasystemet og ellers vedlikeholdes på en sikker og konfidensiell måte i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Dersom saken blir underlagt etterfølgende prosesser (f.eks. juridiske prosesser og disiplinære tiltak), skal dokumentene lagres inntil saken er endelig avsluttet.

Den det blir varslet om har rett til innsyn i alle personopplysninger som lagres om seg i forbindelse med varslingssaken. Unntak fra retten til informasjon og innsyn reguleres i personopplysningsloven § 16. Unntak skal vurderes fra sak til sak.

Retningslinjen ble godkjent av styret i Eika Boligkreditt den 22.06.2022 og gjøres gjeldende fra samme dato. Retningslinjene skal oppdateres ved behov.

Økonomidirektør er ansvarlig for å initiere nødvendige revideringer av dette dokument.