- BAKGRUNN OG FORMÅL
Samfunnsansvar
Eika Boligkreditt AS (EBK) ønsker å bidra til en bærekraftig utvikling for miljø, mennesker og samfunn, herunder ta ansvar for at grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold respekteres i forbindelse med foretakets virksomhet. For å ivareta EBKs samfunnsansvar og den verdiskapning foretaket sammen med resten av Eika Alliansen står for, vil EBK samarbeide med leverandører og forretningsforbindelser som imøtekommer foretakets krav og standarder. EBK har som formål å gjennomføre optimale og effektive innkjøp med hensyn til pris, levetidskostnader, kvalitet og miljøbelastning. Samtidig som etterlevelse av nasjonale – og internasjonale lover og regler knyttet til menneske- og arbeidstakerrettigheter, miljø, korrupsjon, åpenhet og antihvitvask overholdes.
Virkeområde for denne retningslinje
Denne retningslinje gjelder for løpende avtaler, innkjøp av varer og tjenester til EBK fra leverandører og forretningsforbindelser, også innad i Eika Alliansen. Dette inkluderer også avtaler med tilretteleggere av EBKs innlånsvirksomhet.
Alle innkjøp skal være i tråd med prinsipper angitt i denne retningslinje. Leverandører plikter å påse at underleverandører også overholder de krav som EBK stiller.
Denne retningslinje gjelder også for utkontraktering som omfattes av EBKs retningslinje for utkontraktering.
For innkjøp som gjøres via eller i samarbeid med Eika Gruppen (EG), vises det til Policy for anskaffelser og utkontraktering for Eika Gruppen AS.
- ROLLER OG ANSVAR
Respektiv leder har ansvar for at alle innkjøp innenfor sitt virksomhetsområde skjer i tråd med denne retningslinje.
Økonomidirektør er ansvarlig for å initiere nødvendige revideringer av dette dokument.
- OVERORDNEDE PRINSIPPER FOR INNKJØP
Innkjøpene skal være miljøvennlige og bærekraftige, og fokusere på produktets levetid og livssyklus med hensyn til blant annet gjenvinning.
EBK skal sikre at inngåelse av kontrakter er med beste mulige vilkår for kjøp av varer og tjenester, og skal gjennomføre så kostnadseffektive innkjøp som mulig.
EBK skal ha integritet i innkjøpsprosessene i henhold til gjeldende regelverk og hovedsakelig gjennomføre innkjøpene basert på konkurranse.
Innkjøpsprosessene skal ivareta hensyn til likebehandling, forutsigbarhet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet.
I innkjøpsprosesser skal EBK sikre at det ikke kan stilles habilitetsspørsmål om ansattes forhold til leverandørselskap eller egen interesse. EBK har etablert Retningslinje for håndtering av interessekonflikter.
- KRAV TIL LEVERANDØRER
Arbeidstakers rettigheter, menneskerettigheter og HMS
EBKs leverandører skal respektere FNs prinsipper om menneskerettigheter, ILO-konvensjonen og internasjonale og nasjonale lover for lønn, arbeidstid og organisasjonsrettigheter.
Forbud mot barnearbeid
Leverandøren skal ikke benytte seg av barnearbeid. Begrepet viser til barn under 15 år som er under
minimumsalderen for avslutning av obligatorisk skolegang, eller under den lovlige
sysselsettingsalderen i det aktuelle landet.
Ansatte under 18 år skal ikke utføre arbeid som kan være helseskadelig eller farlig, inkludert
nattevakter og overtid.
Forbud mot tvangsarbeid
Leverandøren skal ikke benytte seg av tvangsarbeid, slavearbeid eller andre former for ufrivillig arbeid. Psykisk og fysisk tvang, slaveri eller menneskehandel er forbudt.
Forbud mot diskriminering og trakassering
Leverandøren skal ikke diskriminere ansatte, eller andre, på bakgrunn av blant annet kjønn, alder,
etnisitet, religion, sosial tilhørighet, funksjonshemninger, seksuell legning, medlemskap i fagforeninger eller politisk ståsted.
Leverandøren skal sikre at ingen ansatte utsettes for fysisk, psykisk eller muntlig trakassering. Samt
behandle alle på en rettferdig måte, tilstrebe kjønnsbalanse, mangfold og inkludering i
arbeidsstokken.
HMS
EBKs leverandører skal ikke utsette sine ansatte for arbeidsforhold som kan gi skade på liv og helse. Leverandøren skal foreta helse- og sikkerhetsmessige vurderinger for å avdekke vesentlig risiko i bedriften. Alle ansatte skal få opplæring og informasjon tilpasset den risikoen de gjennom sitt arbeid kan være utsatt for.
Leverandøren må på forespørsel fremvise at HMS og vernerunder er gjennomført og godkjent i henhold til gjeldende regelverk
- MILJØ
EBKs leverandører skal sørge for at driften av selskapet er i henhold til lokale miljøstyringsregler.
Større leverandører bør ha en miljøpolicy for å redusere bedriftens eventuelle negative påvirkning på miljøet i form av ressursforbruk, avfallshåndtering, farlige stoffer, klimagasser og andre utslipp.
Leverandøren bør utøve sin forretningsvirksomhet slik at varene eller tjenestene som blir levert til
EBK har høy miljøkvalitet hva gjelder materialvalg, produksjonsprosess, livssyklus og bruk som avfallsprodukt
- ETISK FORRETNINGSDRIFT
Personvern
Leverandøren overholder norske og internasjonale regler for oppbevaring av personlig og fortrolig informasjon, og er GDPR-compliant.Økonomisk kriminalitet
EBK tolererer ingen form for korrupsjon, bestikkelser, underslag eller konkurransesamarbeid. Leverandøren tar aktivt avstand fra hvitvasking og svart arbeid, og tar nødvendige sikringstiltak for å unngå dette. Leverandøren må ha et bevisst forhold til korrupsjon, og medarbeiderne som arbeider der må være i stand til å identifisere korrupsjon og vite hvordan det skal håndteres.Varsling
Leverandøren har en varslingsprosess som er kjent for de ansatte, og der ansatte kan gi bekymringsmeldinger uten frykt for represalier. Leverandøren skal sørge for at anonymitet og fortrolighet blir overholdt. Varslere skal få nødvendig beskyttelse.
- AKTSOMHETSVURDERING OG RISIKOVURDERING
EBK utfører aktsomhetsvurderinger i tråd med Åpenhetsloven. En aktsomhetsvurdering kan beskrives som en prosess der et selskap kan kartlegge, forebygge, begrense og gjøre rede for hvordan de håndterer eksisterende og potensielle negative konsekvenser av sin virksomhet. Aktsomhetsvurderingen skal utføres regelmessig og stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Som en del av aktsomhetsvurderingen kartlegger og vurderer EBK faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere. Omfanget av risikovurderingen av den enkelte leverandør eller forretningsforbindelse ifm. Åpenhetsloven § 4 b), beror på hvilken type innkjøp som foretas. Vurderingen kan gjøres i begrenset omfang forutsatt at innkjøpet tilfredsstiller følgende kriterier:
- total verdi av innkjøpet er under NOK 1.500.000, og
- det foreligger ikke utkontraktering eller IKT-anskaffelse, og
- det anses forsvarlig, herunder at det er lav risiko ved bruk av den aktuelle leverandøren
Unntaket vil typisk kunne komme til anvendelse ved kjøp av gjenstander til driften (kontorrekvisita) eller kortvarige eller engangs kjøp av tjenester. Ved utkontraktering er fremgangsmåte for forsvarlighetsvurdering og utkontrakteringsavtale regulert i Retningslinje for utkontraktering.
- KONTRAKTSOPPFØLGING
EBK skal sikre at løpende kontrakter blir fulgt opp med hensyn til at gjeldende regelverk og EBKs retningslinjer blir overholdt.
Våre leverandører og forretningsforbindelser er gjort oppmerksom på at kontrakten kan heves ved alvorlige brudd, jfr. «Egenerklæring for leverandøradferd», vedlegg 1 til denne retningslinje.
Egenerklæring, eller annen dokumentasjon på at leverandør overholder gjeldende regelverk og EBKs retningslinjer skal lagres elektronisk sammen med avtale med leverandør. I forbindelse med transaksjoner skal det ved valg av tilrettelegger forutsettes at egenerklæring er signert av tilrettelegger eller at det finnes tilsvarende dokumentasjon.
Leverandører og forretningsforbindelser skal medvirke til at EBK får nødvendig informasjon ifm. oppfølging og aktsomhetsvurderinger av leverandører, f.eks. gjennom spørreskjema.
- GODKJENNELSE AV DOKUMENT
Denne retningslinjen er godkjent av styret i Eika Boligkreditt AS 22.06.2022 og vil være gjeldende fra samme dato.