Etiske retningslinjer

INNLEDNING

Eika Boligkreditt AS (EBK) er avhengig av tillit og et godt omdømme. Det hviler derfor et stort ansvar både for selskapet og på den enkelte ansatte med hensyn til etisk framferd overfor kunder, eierbanker, investorer, samarbeidspartnere, kolleger og omverdenen for øvrig. Hensikten med dette dokumentet er å beskrive EBKs etiske standard.

Alle ansatte skal opptre og arbeide i henhold til gjeldende lover, regler og interne retningslinjer. Det forventes at samtlige utøver sitt arbeid på en etisk og samfunnsmessig akseptabel handlemåte og i tråd med selskapets kjerneverdier om å være pålitelig, engasjert og modig.

De etiske reglene utgjør retningslinjer for etisk adferd, men kan ikke dekke alle forhold. I hver enkelt situasjon er det viktig å bruke skjønn i vurderingen av hva som er en etisk handlemåte. Dersom man er i tvil om handlingen er i tråd med de etiske retningslinjene skal det avstås fra handlingen eller ta opp spørsmålet med nærmeste overordnede.

Det finnes ofte ikke noe entydig svar på hva som vil være etisk forsvarlig i en gitt situasjon. En veiledning kan være at det bør svares ubetinget nei på følgende spørsmål:

Vil jeg mislike om dette ble kjent for ledelsen og mine arbeidskollegaer?
Ville dette på noen måte kunne svekke tilliten til EBK eller alliansen dersom det skulle bli omtalt i media?
Kan handlingen komme i konflikt med de interesser jeg skal ivareta som ansatt i EBK, eller oppfattes som en fordel jeg oppnår i kraft av min stilling?

HVEM RETNINGSLINJENE GJELDER FOR

Retningslinjene gjelder for selskapet og for alle ansatte i EBK. De gjelder også for styremedlemmer og andre med tillitsverv, innleid personale, konsulenter og andre som handler på vegne av EBK (heretter ansatte). Retningslinjene gjelder i forbindelse med etiske problemstillinger som er knyttet til forretningspraksis, risikotenkning og personlig atferd.

Den enkelte ansatte plikter å gjøre seg kjent med og rette seg etter de etiske retningslinjene, og har et selvstendig ansvar for å opptre på en måte som er i tråd med disse.

ARBEIDSPLASSEN OG FORRETNINGSMESSIG ADFERD

EBK er opptatt av å ha en sterk kultur som fremmer risikotenkning. Dette speiles av selskapets strategi hvor forretningsideen bygger på at selskapet gjennom blant annet høy kvalitet på risikostyring skal sikre eierbankene langsiktig og konkurransedyktig finansiering – og derigjennom redusere eierbankenes risiko.

Selskapets rammeverk for styring og kontroll skal legge til rette for ønsket risikokultur.

KOMMUNIKASJON OG TRANSPARENS

For å etablere et godt arbeidsmiljø og for å legge til rette for gode beslutninger er selskapet avhengig av at det føres en god kommunikasjon. Dette innebærer ærlighet og tydelighet, og høy grad av åpenhet. I all kontakt med eierbankene, sluttkunder, investorer og samarbeidspartnere forventes det at representanter fra EBK benytter et klart og enkelt språk. Åpenheten må ikke gå på bekostning av nødvendig konfidensialitet.

Administrerende direktør skal i utgangspunktet håndtere media i forhold som vedrører selskapet. Administrerende direktør kan imidlertid beslutte at forholdet skal håndteres av andre. Administrerende direktør kan utpeke andre ledende ansatte som for eksempel kan gi kommentarer om selskapets transaksjoner og fundingarbeid m.v. Administrerende direktør har ansvaret for at det foreligger klare rammer for håndtering av media.

Det vi gjør i EBK skal tåle dagens lys. Det er derfor viktig å dokumentere vurderinger for å kunne redegjøre for de valg og beslutninger som tas.

Rapportering til myndigheter og ratingbyrå skal sikre transparens og gjøres i henhold til lovgivning, bransjestandard og selskapets rammeverk knyttet rapportering. Fullstendig, nøyaktig og objektiv rapportering er viktig for å ivareta selskapets omdømme og tillit.

TAUSHETSPLIKT

Fortrolighet er en viktig forutsetning for tillit. Regler om taushetsplikt skal sikre at fortrolig informasjon ikke blir misbrukt eller kommer på avveie. Som utgangspunkt har alle ansatte taushetsplikt, med mindre annet følger av lov eller forskrift.

Ansatte har plikt til taushet om forhold vedkommende får kjennskap til om kunder, interne forhold i EBK og sensitive opplysninger om EBKs virksomhet. Innhenting og oppbevaring av taushetsbelagt informasjon må derfor skje på en slik måte at fare for spredning av informasjon minimaliseres. Taushetsplikten gjelder også internt, slik at det ikke er anledning til å gi opplysninger til kolleger ut over det som er nødvendig for utøvelse av den enkelte arbeidsoppgaver.

Innhenting og oppbevaring av taushetsbelagt informasjon må skje på en slik måte at fare for spredning av informasjon minimaliseres.

Både taushetsplikten og de ansattes lojalitetsplikt tilsier at interne forhold ikke skal omtales utad på en måte som fremstår som illojal eller skadelig for EBK eller alliansen. Lojalitetsplikten tilsier også at ansatte mv. heller ikke uberettiget omtaler arbeidsgiver eller virksomheten på en negativ måte. Ovenstående er ikke til hinder for at en ansatt har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten.

Taushetsplikten gjelder også etter at arbeidsforholdet er avsluttet.

Taushetspliktens omfang er nærmere regulert i en taushetserklæring som signeres ved ansettelse. Om den ansatte er i tvil om taushetspliktens rekkevidde, så skal juridisk avdeling/selskapsadvokat kontaktes for en nærmere vurdering.

VARSLING AV KRITIKKVERDIGE FORHOLD

Åpenhet og god kommunikasjon i organisasjonen fremmer arbeidskulturen. Derfor ønsker EBK å legge til rette for en bedriftskultur der kritikkverdige forhold tas opp, diskuteres og løses. Varsling er med på å bygge opp under en åpen kultur hvor det er tillit og dialog mellom ansatte og ledere. EBK erkjenner risikoen for brudd på de etiske retningslinjene og er avhengig av at ansatte melder fra om kritikkverdige forhold slik at selskapet kan opprettholde en høy etisk standard. Alle ansatte skal kjenne til, og om nødvendig benytte, selskapets retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold.

INFORMASJONSSIKKERHET OG PERSONVERN

Alle ansatte skal kjenne til selskapets retningslinjer for bruk av informasjonsteknologi, herunder IKT-instruks og retningslinje for informasjonssikkerhet. Det må utvises varsomhet med hvem, hvordan og hvor man deler informasjon.

EBK behandler personopplysninger hovedsakelig om selskapets utlånskunder samt egne ansatte. Ansatte som behandler personopplysninger, skal håndtere disse på en måte som ivaretar personvernet i henhold til gjeldende lovgivning. De ansatte skal kjenne til og plikter å følge selskapets retningslinjer og rutiner for behandling av personopplysninger.

SAMFUNNSANSVAR OG MILJØ

Eika Alliansen består av flere lokalbanker, Eika Gruppen og Eika Boligkreditt AS. Som en viktig aktør i det norske finansmarkedet har Eika Alliansen et ansvar for å være bevisst på samfunnsansvaret. Bankene ivaretar dette med å være en viktig bidragsyter i lokalmiljøet.

EBK kan bidra som en aktør gjennom bærekraftige valg som obligasjonsutsteder. Ansatte skal være bevisst de konsekvenser deres adferd og beslutninger kan få for miljøet. Miljøvurderinger og miljøkostnader bør inkluderes der dette er relevant.

TILTAK MOT HVITVASKING OG TERRORFINANSIERING

Som en del av vårt samfunnsansvar skal EBK ha gode tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering. Formålet er å beskytte det internasjonale finanssystemets integritet og stabilitet, undergrave finansering av terrorisme og gjøre det vanskeligere for kriminelle å sitte igjen med utbytte fra sine forbrytelser. EBK har etablert et rammeverk for tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering i tråd med lovgivning på området.

PERSONLIG ADFERD

RESPEKT, HØFLIGHET OG LOJALITET

Alle ansatte skal forventes å opptre høflig og respektfullt overfor hverandre for å oppnå et best mulig arbeidsmiljø, uten negative forhold som sladder, mobbing og negativt press. EBK aksepterer ingen form for trakassering, diskriminering eller annen adferd som kan oppfattes som truende eller nedverdigende. Det er også viktig å opptre lojalt, noe som innebærer at EBK, eierbankene eller Eika ikke skal omtales på en negativ måte eller på en måte som ikke er i tråd med alliansens strategi og kultur.

I all kontakt med eierbankene, kunder, investorer og samarbeidspartnere forventes det at representanter fra EBK benytter et klart og enkelt språk.

Ledere i selskapet har et særlig ansvar i etiske spørsmål. De skal ha stor grad av bevissthet overfor seg selv og egne handlinger, samt opptre på en slik måte at ingen ansatte gis grunn til rettmessige negative følelser som følge av behandlingsmåte eller brudd på vedtatte regler og normer.

ØKONOMISKE FORHOLD OG HANDEL MED FINANSIELLE INSTRUMENTER

Ansatte skal ha en ordnet privatøkonomi.

Ansatte eller nærstående må ikke motta lån fra EBK, med mindre lånet er gitt på markedsmessige vilkår. Ansatte skal ikke selv føre transaksjoner eller endringer på egne lånekonti, eller lånekonti som den ansatte er med kunde på. Tilsvarende gjelder for lånekonti tilhørende nærstående.

EBK har i Retningslinje for håndtering av interessekonflikter satt opp enkelte begrensninger i ansattes handel med finansielle instrumenter. Dette for å oppnå etterlevelse av ovennevnte, samt unngå potensielle interessekonflikter og sikre at selskapet og de ansatte overholder gjeldende regler på verdipapirområdet (herunder innsidehandel). Ansatte skal ikke handle i strid med disse retningslinjene eller verdipapirhandellovens forbud mot ulovlig innsidehandel.

KONKURRANSE OG VERV

Ansatte skal ikke drive virksomhet i konkurranse med EBK eller virksomheter i Eika Alliansen. Ansatte skal heller ikke drive annen privat forretningsmessig virksomhet eller være ansvarlig medlem eller styremedlem i selskaper som driver slik virksomhet, uten at det foreligger særskilt samtykke. Ansatte skal heller ikke ha lønnet arbeid utenom selskapet, uten at det foreligger særskilt samtykke.

EBK er positiv til at ansatte i sin fritid påtar seg frivillige verv f.eks. i foreninger og lag, såfremt dette ikke går utover arbeidet i selskapet.

ØKONOMISK KRIMINALITET

I henhold til norsk lov er bedrageri, økonomisk utroskap, korrupsjon, påvirkningshandel og medvirkning til dette straffbart.

Korrupsjon omfatter både det å ta imot og å gi tilbud om en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv eller oppdrag. Påvirkningshandel omfatter både det å gi/tilby eller kreve/motta/akseptere en utilbørlig fordel for å påvirke noens utføring av stilling, verv eller oppdrag. Slik ulovlig påvirkningshandel kan forekomme i tilfeller hvor en person hevder å være i stand til å påvirke en beslutningstaker, og utnytter denne stillingen til å kreve eller motta utilbørlige fordeler.

Dersom ansatte blir klar over eller får en berettiget mistanke om at noen i EBKs tjeneste er involvert i økonomisk kriminalitet, er den ansatte pliktig til å rapportere dette til overordnede uten opphold.

GAVER

Ingen ansatte kan yte eller motta noen form for utilbørlig fordel – direkte eller indirekte – i anledning av eller i forbindelse med EBKs økonomiske forretninger eller i egenskap av eller i forbindelse med stilling i eller oppdrag fra EBK.

En utilbørlig fordel kan både ha økonomisk verdi og annen nytteverdi. Retningslinjene gjelder tilsvarende for gave til nærstående, dersom gaven eller fordelen må antas å ha sin bakgrunn i ansettelsesforholdet.

Dette gjelder ikke gaver fra arbeidsgiver eller andre ansattgoder fremforhandlet av EBK eller Eika Gruppen.

I forbindelse med road show, investorkontakt, meglerkontakt, tilbuds- og forhandlingssituasjoner, og/eller i forbindelse med transaksjoner mv. må det utvises særskilt varsomhet.

Dersom man er i tvil om hvor grensene går skal dette tas opp med nærmeste overordnede. Som hjelp i vurderingen av hva som er utilbørlig kan eksempler i Vedlegg 1 benyttes. Det skal være åpenhet om gaver, og gaver og fordeler som inngår i kategorien «må vurderes nøye» iht. vedlegg 1, skal rapporteres til compliance.

Gaven/fordelen skal i tillegg innrapporteres i henhold til gjeldende skatteregler.

Gaver som er mottatt, og som vurderes å være utilbørlige, skal returneres til avsender. Hvis det ikke er mulig å returnere gaven, skal den overlates til arbeidsgiver.

Opptjente bonus-/lojalitetspoeng el. i forbindelse med jobbreiser eller arbeidsrelaterte utlegg forutsettes benyttet som betaling for jobbrelaterte utgifter i den grad dette lar seg gjøre.

HABILITET OG INTERESSEKONFLIKTER

Ansatte har en lojalitetsplikt overfor selskapet og herunder en plikt til å opptre i samsvar med EBKs interesser. Ingen ansatt etc. må ta del i eller søke å påvirke en beslutning dersom det kan oppstå interessekonflikter eller stilles spørsmål ved habiliteten. Interessekonflikter kan oppstå når selskapets interesser og personlige interesser ikke er sammenfallende. Dette kan oppstå ved slektskap, nære personlige relasjoner eller økonomiske eller andre interesser, herunder eierinteresser eller styreverv i selskap, lag eller sammenslutning som saken angår. En grunnleggende norm er at selskapets interesser skal være motiverende for de avgjørelser som treffes.

Ansatte skal ikke behandle saker eller fatte beslutninger i saker som har med nærstående[1] å gjøre, eller saker hvor nærstående indirekte har økonomiske interesser. Ansatte skal også vise varsomhet med å fatte beslutninger vedrørende mennesker som de har et personlig bekjentskapsforhold til.

Ledende ansatte skal melde fra til styret dersom de direkte eller indirekte har en vesentlig interesse i avtale som inngås av selskapet.

Ansatte som er nærstående til hverandre, skal ikke ha stillinger der den ene har direkte lederansvar for den andre. Det skal også unngås at en ansatt utfører kontrollfunksjoner for en man er nærstående til.

Dersom man er i tvil om en habilitets- eller interessekonflikt kan oppstå, skal man alltid forelegge tilfellet for sin nærmeste overordnede. Dette er ikke bare for å beskytte EBKs interesser, men også for å beskytte den enkelte person mot ufortjent mistanke om utilbørlig oppførsel. De ansatte skal kjenne til og plikter å følge selskapets retningslinjer for interessekonflikter.

[1] Nærstående som definert i verdipapirhandelloven § 2-5.

REPRESENTASJON

Kontakt med kunder, representanter fra myndighetene og forretningsforbindelser skal være knyttet til EBKs forretningsdrift og skal være kjennetegnet av profesjonalitet, integritet og respekt. Det skal ikke skapes rom for tvil rundt de ansattes habilitet, eller EBKs motivasjon og redelighet. Ansatte som opptrer på vegne av EBK skal opptre på en måte som reflekterer EBKs verdier og som ikke bidrar til å svekke EBKs omdømme. Når ansatte er på reise i forbindelse med sitt arbeidsforhold, anses en å være en representant for EBK også etter ordinær arbeidstid.

UTGIFTSDEKNING

EBK skal som hovedregel betale for egne medarbeideres reiser (transport og overnatting) og bevertning.

Etter avtale med nærmeste leder, så kan det gjøres unntak for rene faglige oppdrag, som for eksempel foredrags- eller kursvirksomhet, der oppdragsgiver står for alle kostnader eller enkel servering i forbindelse med møter i tjenesten eller ved jubileumsarrangement.

Som hovedregel skal reise og overnatting betales av kunden eller forretningsforbindelsen. Det kan gjøres unntak i de tilfeller hvor vedkommende bidrar til kompetanseheving eller forretningsutvikling i EBK.

Enkelte gaver/reiser vil være skattepliktig for mottaker. Dette vil typisk være dersom reisen har feriemessig preg (ikke tilstrekkelig faglig innhold), samt premiering/gaver som har karakter av å være privat fordel. Enhver fordel vunnet ved arbeid er skattepliktig. Det må vurderes nøye om mottaker vil bli skattepliktig for gaven/reisen/utgiftsdekningen. Mottaker må alltid opplyses i forkant om eventuell skatteplikt.

Utgiftsdekning skal alltid forhåndsklareres med nærmeste overordnede.

All utgiftsdekning skal registreres gjennom Eika sin utleggsportal.

OPPFØLGING

Det er av avgjørende betydning for de etiske reglers effektivitet at hver enkelt ansatt løpende vurderer sitt forhold i relasjon til reglene. Alle ledere har et særlig ansvar for å påse at egen og underordnedes adferd til enhver tid er i samsvar med de etiske regler. Ledergruppen foretar en løpende vurdering av reglenes hensiktsmessighet, og fremsetter forslag til endringer når dette anses påkrevd.

Compliancefunksjonen har et ansvar for å overvåke etterlevelsen av retningslinjene, holde register over innrapporterte gaver og fordeler, samt sikre rapportering til styret ved brudd på retningslinjene.

Brudd på de etiske retningslinjene og/eller lovbrudd kan få arbeidsrettslige og/eller strafferettslige konsekvenser.

GODKJENNING AV ETISKE RETNINGSLINJER

Retningslinjen er vedtatt i styret i EBK den 12.11.2024 og gjøres gjeldende for alle ansatte fra samme dato.